Polityka prywatności

1. Kto odpowiada za Twoje dane

Administratorem danych osób korzystających z Spedo (Użytkowników) jest [OPERATOR: nazwa, adres, NIP, e-mail] (Operator). W sprawach danych osobowych pisz na adres e-mail Operatora.

Dane, które Firmy wgrywają i tworzą w usłudze — listę przewoźników, wysłane zapytania i transporty — przetwarzamy w imieniu tych Firm, na podstawie umowy powierzenia (Załącznik nr 1 do Regulaminu). Ich administratorem jest Firma. Jeśli jesteś przewoźnikiem albo klientem Firmy i chcesz skorzystać ze swoich praw, napisz do tej Firmy; jeśli napiszesz do nas, przekażemy prośbę Firmie.

2. Jakie dane przetwarzamy, po co i jak długo

Konto

• Dane: adres e-mail, imię i nazwisko, numer telefonu, skrót hasła (samego hasła nie znamy), język, informacja o potwierdzeniu adresu, Firma i rola w niej, data założenia, wersja i data akceptacji Regulaminu.
• Cel i podstawa: założenie i prowadzenie konta, świadczenie usługi i kontakt w jej sprawie (art. 6 ust. 1 lit. b RODO); zapis akceptacji Regulaminu — wykazanie zawarcia umowy (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
• Okres: do usunięcia konta. Konto bez potwierdzonego adresu i bez Firmy usuwamy po upływie 30 dni od założenia.

Logowanie i jednorazowe linki

• Dane: skrót identyfikatora sesji (ważny 30 dni), linki potwierdzające adres (ważne 48 godzin), linki do zmiany hasła (1 godzina) i zaproszenia do Firmy (7 dni; zawierają adres e-mail osoby zaproszonej).
• Cel i podstawa: logowanie i bezpieczeństwo konta (art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO).
• Okres: sesje usuwamy po wygaśnięciu, linki — 7 dni po wygaśnięciu.

Baza przewoźników (rejestracja na /przewoznik)

• Dane: kraj, NIP albo numer VAT, nazwa, adres, REGON i status VAT (dla firm polskich z Wykazu podatników VAT), osoba kontaktowa, telefon, e-mail, liczba i rodzaje pojazdów, kierunki przewozów, uwagi, język, wersja zaakceptowanego Regulaminu i data zgody. Przy jednoosobowej działalności to dane osobowe przedsiębiorcy. Źródło: przewoźnik.
• Cel i podstawa: prowadzenie bazy, o którą prosi przewoźnik — pokazywanie firmy Firmom korzystającym z usługi i dobieranie jej do zapytań o transport (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
• Odbiorcy: Firmy korzystające z usługi (widzą dane na swoich listach i w plikach Excel; od tej chwili przetwarzają je jako odrębni administratorzy, żeby pytać o transport).
• Okres: do usunięcia wpisu przez przewoźnika (link z e-maila) albo przez Operatora. Zgłoszenie bez potwierdzonego adresu usuwamy po upływie 7 dni; link potwierdzający jest ważny 48 godzin, link do zmiany danych — 24 godziny.

Baza przewoźników (kontakty handlowe)

• Dane: nazwa, NIP, adres, telefon i e-mail przewoźnika, rodzaje pojazdów i kierunki przewozów oraz imię i nazwisko opiekuna przewoźnika (pracownika spedycji, który z nim współpracował). Bez stawek frachtu. Przy jednoosobowej działalności to dane osobowe przedsiębiorcy. Źródło: kontakty handlowe przy zleceniach transportowych, dodane do bazy przez Operatora.
• Cel i podstawa: kontakt w sprawach transportu między firmami — pokazywanie przewoźnika Firmom korzystającym z usługi i dobieranie go do zapytań. To prawnie uzasadniony interes Operatora, Firm i przewoźników (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
• Odbiorcy: Firmy korzystające z usługi, jak przy bazie z rejestracji.
• Informacja i sprzeciw: każda wiadomość z zapytaniem mówi, kto pisze i skąd ma adres (art. 14 RODO). Przewoźnik może w każdej chwili sprzeciwić się przetwarzaniu (art. 21 RODO) i usunąć wpis: wpisuje swój adres na stronie /przewoznik i dostaje link do zmiany albo usunięcia danych; może też napisać do Operatora.
• Okres: do usunięcia wpisu przez przewoźnika albo przez Operatora. Po usunięciu zostaje tylko skrót (hash) adresu e-mail, z którego nie da się odczytać adresu, żeby wpis nie wrócił przy aktualizacji bazy; znika, gdy przewoźnik sam zarejestruje firmę.

Profil Firmy

• Dane: NIP, nazwa, adres, REGON, status VAT i identyfikator sprawdzenia w Białej Liście, termin płatności, telefon, e-mail do odpowiedzi, stopka wiadomości, opcjonalnie dane własnej skrzynki SMTP (hasło zaszyfrowane), plan Firmy. Przy jednoosobowej działalności to dane osobowe przedsiębiorcy. Źródło: Użytkownik i Wykaz podatników VAT Ministerstwa Finansów.
• Cel i podstawa: świadczenie usługi Firmie (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), weryfikacja, że Firma jest prawdziwa (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
• Okres: do usunięcia Firmy. Firmę niepotwierdzoną przez Operatora usuwamy po upływie 14 dni.

Rejestr kontaktów i kontakt handlowy

• Dane: imię i nazwisko (osoba kontaktowa), telefon, adres e-mail, nazwa Firmy albo przewoźnika, NIP lub numer VAT, kraj, miasto, rola, stan konta i plan, sposób logowania, język, data rejestracji, data udzielenia zgody na kontakt handlowy. Źródło: konto, profil Firmy, baza przewoźników i zgłoszenia „to moja firma”.
• Cel i podstawa: obsługa klientów Operatora — kontakt w sprawie konta, wdrożenia, planu i działania usługi — oraz prowadzenie rejestru klientów (uzasadniony interes Operatora, art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Informacje handlowe i oferty telefonicznie lub e-mailem wysyłamy tylko za Twoją zgodą (art. 6 ust. 1 lit. a RODO i przepisy Prawa komunikacji elektronicznej); zgoda jest dobrowolna i możesz ją wycofać w każdej chwili w Ustawieniach → Konto (przewoźnik: przez link do zmiany danych), bez wpływu na wcześniejszy kontakt.
• Dostęp: tylko upoważnieni administratorzy Operatora (panel administratora chroniony osobnym tokenem). Rejestr nie jest udostępniany Firmom ani innym podmiotom i nie jest sprzedawany.
• Okres: tak długo jak konto, profil Firmy, wpis przewoźnika albo zgłoszenie — po ich usunięciu dane znikają też z rejestru. Możesz w każdej chwili wnieść sprzeciw wobec kontaktu opartego na uzasadnionym interesie.

Statystyki i analizy

• Dane: dziennik zdarzeń w usłudze — rodzaj (np. rejestracja, analiza zapytania, dobór przewoźników, wysyłka, nowe zlecenie, zmiana planu), data, identyfikatory konta i Firmy, plan, język, kraje, miasta i województwa załadunku i wyładunku, typ auta, waga, liczba palet, krótki opis ładunku, liczba adresatów i wysłanych wiadomości, a dla przewoźników kraj, region, wielkość floty i liczba kierunków. Dziennik nie zawiera treści zapytań, adresów e-mail ani numerów telefonów.
• Cel i podstawa: rozwój i utrzymanie usługi, rozliczanie planów, zbiorcze statystyki rynku przewozów (uzasadniony interes Operatora, art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
• Okres: 36 miesięcy. Po usunięciu konta, Firmy albo wpisu przewoźnika zdarzenia tracą powiązanie z nimi i zostają wyłącznie jako anonimowa statystyka.

Wycena bez konta

• Dane: treść zapytania albo zrzut ekranu wklejony bez zakładania konta (mogą zawierać dane innych osób, np. klienta albo miejsca załadunku) i adres IP.
• Cel i podstawa: przygotowanie wyceny na Twoją prośbę przed założeniem konta (art. 6 ust. 1 lit. b RODO); dane innych osób w treści i adres IP — uzasadniony interes Operatora: świadczenie usługi i ochrona przed nadużyciami, czyli dzienny limit wycen na adres IP (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
• Odbiorca: treść i zrzut ekranu trafiają do API Claude (Anthropic, punkt 3), które wyodrębnia trasę, ładunek, wagę i terminy.
• Okres: treści i zrzutu ekranu nie zapisujemy na serwerze. Adres IP jest przez dobę w pamięci serwera (licznik limitu) i nie trafia do bazy. Gotowa wycena czeka w pamięci przeglądarki do 2 dni na założenie konta (punkt 5).

Ankieta na stronie /demo

• Dane: odpowiedzi na pytania ankiety (ocena prezentacji i funkcji, gotowość do zapłaty, rola w firmie, liczba spedytorów i zapytań, używane narzędzia), odpowiedź opisowa, procent obejrzanego filmu, język strony i data. Na końcu ankiety możesz podać imię i nazwisko, nazwę firmy, e-mail i telefon oraz zapisać się na bezpłatny okres próbny. Ankieta nie wymaga konta. Bez danych kontaktowych odpowiedzi są anonimowe; w odpowiedzi opisowej nie podawaj danych osobowych.
• Cel i podstawa: rozwój usługi na podstawie opinii (uzasadniony interes Operatora, art. 6 ust. 1 lit. f RODO); zapis na okres próbny — kontakt i przygotowanie dostępu na Twoją prośbę (art. 6 ust. 1 lit. b RODO); kontakt w sprawie ankiety i jej wyników — zgoda zaznaczona w ankiecie (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Zgodę możesz w każdej chwili wycofać, pisząc do Operatora; nie wpływa to na zgodność z prawem wcześniejszego kontaktu.
• Odbiorcy: upoważnieni administratorzy Operatora (panel administratora). Przy zapisie na okres próbny zespół Operatora dostaje e-mail z danymi kontaktowymi i kilkoma odpowiedziami.
• Okres: dane kontaktowe usuwamy po upływie 12 miesięcy od wypełnienia ankiety albo wcześniej, po wycofaniu zgody lub na Twoją prośbę. Pozostałe odpowiedzi zostają bez nich jako anonimowa statystyka. Adres IP jest przez dobę w pamięci serwera (limit ankiet z jednego adresu) i nie trafia do bazy.

Zgłoszenia „to moja firma”

• Dane: adres e-mail, telefon i opis podane w zgłoszeniu.
• Cel i podstawa: sprawdzenie, kto reprezentuje Firmę (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
• Okres: do rozstrzygnięcia, potem przez 90 dni; zgłoszenia usuwamy też razem z kontem.

Bezpieczeństwo i limity

• Adres IP: używamy go tylko w pamięci serwera do limitów prób logowania, rejestracji, zmiany hasła i hasła dostępu (najdłużej przez godzinę); aplikacja nie zapisuje go na dysku.
• Dzienne liczniki użycia Firmy (analizy AI, wysłane wiadomości): przechowujemy przez 90 dni.
• Odpowiedzi Białej Listy dla sprawdzanych numerów NIP: używamy ich przez 24 godziny, usuwamy po upływie 7 dni.
• Podstawa: uzasadniony interes Operatora — ochrona usługi przed nadużyciami i przestrzeganie limitu zapytań Ministerstwa Finansów (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Dzienniki (logi)

• Dziennik aplikacji: błędy i zdarzenia, np. usunięcie niepotwierdzonej Firmy (NIP i nazwa) albo nieudana wysyłka e-maila (może zawierać adres odbiorcy); ponieważ usługa nie wysyła teraz e-maili, trafiają tu też adres odbiorcy, temat i linki z wiadomości systemowych (potwierdzenia, zaproszenia, zmiana hasła). Dziennik ma stały rozmiar (3 × 10 MB): najstarsze wpisy są nadpisywane, a cały dziennik znika przy każdej aktualizacji aplikacji.
• Dziennik błędów serwera WWW: adres IP, adres strony i opis błędu — tylko gdy wystąpi błąd; przechowujemy go przez 30 dni. Nie prowadzimy dziennika odwiedzin.
• Podstawa: utrzymanie i bezpieczeństwo usługi (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Wiadomości niewysyłane

• W wersji demonstracyjnej zapytania do przewoźników nie są wysyłane. Wiadomości systemowe (potwierdzenia, zaproszenia, zmiana hasła) też nie są wysyłane. Ich nadawcę, odbiorcę, temat i treść zapisujemy w bazie i usuwamy po upływie 30 dni.

Dane Firm (powierzone)

• Lista przewoźników, wysłane zapytania (usuwane po upływie 12 miesięcy) i transporty — przetwarzamy je w imieniu Firmy, na jej polecenie i przez czas trwania umowy powierzenia; szczegóły w Załączniku nr 1 do Regulaminu.
• Treść wklejona do pola zapytania przed wysyłką nie jest zapisywana na serwerze. Na czas zmiany języka strony przeglądarka przechowuje jej szkic w pamięci karty (zob. punkt 5).
• Z danych transportów i zapytań Operator może tworzyć zbiorcze, anonimowe statystyki (np. średnie stawki i marże na relacjach), które nie wskazują Firmy, jej klienta ani przewoźnika (§ 2 ust. 4 Załącznika nr 1).

3. Komu przekazujemy dane

Korzystamy z dalszych podmiotów przetwarzających:

• OVH SAS (OVHcloud), Francja — serwer, na którym działa usługa i jest przechowywana baza danych (centrum danych we Francji).
• Cloudflare, Inc., USA — pośredniczy w całym ruchu do usługi (szyfrowane połączenie, ochrona przed atakami). Widzi adres IP, przeglądarkę i przesyłane dane.
• Anthropic, PBC, USA — API Claude: analiza treści zapytania i zrzutów ekranu wklejonych przez Użytkownika (także w wycenie bez konta) oraz tłumaczenie wiadomości do przewoźników na polski.

• Ministerstwo Finansów — przy sprawdzaniu Firmy wysyłamy numer NIP do API Wykazu podatników VAT.
• Zespół Firmy — osoby z tej samej Firmy widzą adresy e-mail i imiona pozostałych osób oraz to, kto wysłał zapytanie.
• Operator — przy rozpatrywaniu zgłoszeń i potwierdzaniu Firm widzi dane zgłoszenia i profilu Firmy; upoważnieni administratorzy Operatora mają dostęp do rejestru kontaktów, statystyk i odpowiedzi z ankiety.

4. Przekazywanie danych poza EOG

Cloudflare i Anthropic mają siedzibę w USA. Dane trafiają tam na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (EU-US Data Privacy Framework) albo standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję. Kopię zabezpieczeń możesz otrzymać od Operatora.

5. Ciasteczka i pamięć przeglądarki

Używamy tylko ciasteczek i pamięci przeglądarki potrzebnych do działania usługi, więc nie prosimy o zgodę. Nie używamy narzędzi analitycznych, ciasteczek reklamowych ani śledzących.

Cloudflare może prosić przeglądarkę o anonimowe raporty o błędach połączenia (Network Error Logging).

6. Twoje prawa

• Dostęp i przenoszenie: „Pobierz moje dane” w Ustawieniach → Konto (plik JSON); Właściciel pobiera też dane Firmy („Pobierz dane firmy”, plik ZIP).
• Usunięcie: „Usuń konto” w Ustawieniach → Konto; Właściciel może usunąć Firmę.
• Sprostowanie: dane Firmy poprawia Właściciel w Ustawieniach; inne zmiany (np. adresu e-mail) — napisz do Operatora.
• Ograniczenie przetwarzania i sprzeciw wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie — napisz do Operatora.
• Wycofanie zgody na kontakt handlowy: Ustawienia → Konto (przewoźnik: link do zmiany danych) albo wiadomość do Operatora.
• Skarga do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa), jeśli uważasz, że przetwarzamy Twoje dane niezgodnie z prawem.

7. Czy musisz podać dane

Podanie adresu e-mail, hasła (albo zalogowanie przez dostawcę), imienia i nazwiska oraz numeru telefonu jest warunkiem założenia konta i utworzenia profilu Firmy; podanie NIP — warunkiem utworzenia profilu Firmy. Zgoda na kontakt handlowy i pozostałe dane są dobrowolne, tak jak udział w ankiecie i podanie w niej danych kontaktowych (bez e-maila nie zapiszemy Cię na okres próbny).

8. Zautomatyzowane decyzje

Nie podejmujemy decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywołują wobec Ciebie skutki prawne (art. 22 RODO). Analiza zapytania przez AI i ranking przewoźników są tylko podpowiedzią dla Użytkownika.

9. Bezpieczeństwo

Środki bezpieczeństwa opisuje § 5 Umowy powierzenia (Załącznik nr 1 do Regulaminu).

10. Zmiany polityki

Po zmianie Polityki prywatności zobaczysz przy wejściu do aplikacji prośbę o akceptację nowej wersji. Numer wersji i datę jej obowiązywania podajemy na górze tej strony.