Regulamin usługi Spedo

§ 1. Postanowienia ogólne

1. Regulamin określa zasady korzystania z Spedo — usługi internetowej pod adresem https://spedo.app, która pomaga firmom spedycyjnym zamieniać zapytania klientów w zapytania do właściwych przewoźników.
2. Usługę świadczy [OPERATOR: nazwa, adres, NIP, e-mail] (dalej: Operator).
3. Usługa jest przeznaczona dla przedsiębiorców i osób działających w ich imieniu.
4. Usługa jest obecnie nieodpłatna.
5. Usługa działa w wersji demonstracyjnej: zapytania do przewoźników nie są wysyłane, tylko zapisywane w historii.
6. Zasady przetwarzania danych Użytkowników opisuje Polityka prywatności. Załącznikiem nr 1 do Regulaminu jest Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych.

§ 2. Definicje

• Użytkownik — osoba, która ma konto w usłudze.
• Firma — przedsiębiorca, którego profil (oznaczony numerem NIP) utworzył w usłudze Użytkownik.
• Właściciel — Użytkownik, który utworzył profil Firmy albo któremu go przekazano; Zespół — Użytkownicy przypisani do Firmy.
• Przewoźnicy — firmy i osoby z listy wgranej przez Firmę.
• Dane Firmy — lista przewoźników, wysłane zapytania i transporty zapisane w usłudze przez Firmę.

§ 3. Wymagania techniczne

Do korzystania z usługi potrzebne są: aktualna przeglądarka z włączonym JavaScriptem i ciasteczkami oraz adres e-mail.

§ 4. Konto

1. Konto zakłada się, podając adres e-mail i hasło (co najmniej 10 znaków). Założenie konta wymaga akceptacji Regulaminu i Polityki prywatności; z tą chwilą zostaje zawarta umowa o świadczenie usługi.
2. W wersji demonstracyjnej usługa nie wysyła e-maili, a adres podany przy rejestracji jest od razu uznawany za potwierdzony.
3. Użytkownik chroni swoje hasło i nie udostępnia konta innym osobom. Jedno konto należy do jednej osoby.
4. Zalogowanie jest ważne przez 30 dni. Zmiana hasła wylogowuje ze wszystkich urządzeń.
5. Użytkownik może w każdej chwili pobrać swoje dane i usunąć konto (Ustawienia → Konto). Właściciel Firmy, w której są inne osoby, musi najpierw przekazać Firmę jednej z nich albo usunąć Firmę.
6. Konto bez potwierdzonego adresu e-mail i bez Firmy jest usuwane po upływie 30 dni od założenia.

§ 5. Firma i Zespół

1. Profil Firmy tworzy Użytkownik z potwierdzonym adresem e-mail, podając NIP. Nazwę, adres, REGON i status VAT pobieramy z Wykazu podatników VAT (Biała Lista) Ministerstwa Finansów.
2. Tworząc profil, Użytkownik oświadcza, że jest uprawniony do działania w imieniu Firmy.
3. Nowy profil czeka na potwierdzenie przez Operatora (np. telefonicznie, pod numerem z publicznego rejestru). Profil niepotwierdzony w ciągu 14 dni jest usuwany razem z Danymi Firmy, a NIP się zwalnia; Właściciel dostaje wcześniej ostrzeżenie e-mailem.
4. Jeśli profil Firmy o danym NIP już istnieje, Użytkownik może zgłosić, że reprezentuje tę Firmę. Operator rozpatruje zgłoszenie i może przekazać profil innej osobie.
5. Właściciel zaprasza osoby do Zespołu, usuwa je z Zespołu, przekazuje Firmę innej osobie z Zespołu i może usunąć Firmę razem z Danymi Firmy. Osoby z Zespołu widzą Dane Firmy i mogą z nich korzystać; listę przewoźników, profil Firmy i skrzynkę pocztową zmienia tylko Właściciel.

§ 6. Funkcje usługi

1. Lista przewoźników: Właściciel wgrywa plik .xlsx albo .csv; nowy plik zastępuje poprzednią listę.
2. Analiza zapytania: tekst wklejony przez Użytkownika jest przekazywany do API Claude (Anthropic), które wyodrębnia trasę, ładunek, wagę i terminy. Wklejony zrzut ekranu jest w ten sam sposób zamieniany na tekst zapytania i nie jest zapisywany. Wiadomość do przewoźników w innym języku niż polski jest przed wysyłką tłumaczona na polski w ten sam sposób. Wyniki AI mogą zawierać błędy — Użytkownik sprawdza je przed wysyłką.
3. Dobór przewoźników: usługa układa ranking przewoźników na podstawie historii kursów z listy Firmy. Ranking jest podpowiedzią; wyboru dokonuje Użytkownik.
4. Wysyłka: w wersji demonstracyjnej zapytania nie są wysyłane do przewoźników, tylko zapisywane w historii.
5. Transporty i raporty: Firma zapisuje zlecenia, koszty i przychody oraz pobiera zestawienia.
6. Limity: 200 analiz AI i 300 wiadomości do przewoźników dziennie na Firmę, najwyżej 30 odbiorców w jednej wysyłce; doba liczy się według czasu polskiego.
7. Plany: zakres funkcji i limity (np. liczba analiz AI w miesiącu, przewoźników na liście i w jednej wysyłce, osób w Zespole) zależą od planu Firmy opisanego w aplikacji (Plan i płatności). Nowa Firma ma przez 14 dni plan Pro bez opłat, liczone od potwierdzenia przez Operatora (w wersji demonstracyjnej — od utworzenia profilu); potem przechodzi na darmowy plan Start, chyba że Właściciel wybierze plan płatny. Zmiana planu nie usuwa Danych Firmy.
8. Baza przewoźników: przewoźnik może bezpłatnie zgłosić swoją firmę na stronie /przewoznik, akceptując Regulamin. Po potwierdzeniu adresu e-mail dane firmy przewozowej (nazwa, NIP lub numer VAT, adres, kontakt, flota, kierunki przewozów i uwagi) widzą wszystkie Firmy korzystające z usługi, a usługa dobiera tego przewoźnika do ich zapytań (Firma może to wyłączyć). W bazie są też przewoźnicy z kontaktów handlowych przy zleceniach transportowych, dodani przez Operatora: nazwa, NIP, adres, telefon, e-mail, rodzaje pojazdów, kierunki przewozów i opiekun przewoźnika po stronie spedycji, bez stawek frachtu. Przewoźnik zmienia albo usuwa wpis w każdej chwili przez link wysyłany e-mailem (wystarczy wpisać swój adres na stronie /przewoznik). Firma kieruje zapytania do przewoźników z bazy na tych samych zasadach co do przewoźników z własnej listy.

§ 7. Obowiązki Użytkownika i Firmy

1. Użytkownik korzysta z usługi zgodnie z prawem i Regulaminem, nie wprowadza treści bezprawnych i nie wysyła przez usługę niezamówionych informacji handlowych.
2. Firma odpowiada za to, że ma podstawę prawną do przetwarzania danych, które wgrywa (lista przewoźników, treść zapytań, transporty), i do kierowania zapytań do przewoźników.
3. Użytkownik wkleja i wysyła tylko dane potrzebne do wyceny transportu; usuwa dane osobowe, których przewoźnik nie potrzebuje (np. podpisy i prywatne numery telefonów).
4. Zabronione jest obchodzenie limitów i zabezpieczeń, podszywanie się pod inne osoby lub firmy oraz wgrywanie plików zawierających złośliwe oprogramowanie.

§ 8. Odpowiedzialność

1. Operator dba o ciągłość działania usługi, ale w wersji demonstracyjnej i nieodpłatnej nie gwarantuje jej dostępności; możliwe są przerwy techniczne.
2. Operator nie wykonuje obecnie kopii zapasowych bazy danych. Firma powinna regularnie pobierać swoje dane (Ustawienia → Profil firmy → „Pobierz dane firmy”).
3. Operator nie odpowiada za treść zapytań i odpowiedzi przewoźników, za umowy zawierane przez Firmę z przewoźnikami i klientami, za błędy w wynikach AI i w danych z Białej Listy ani za skutki udostępnienia hasła osobom trzecim.
4. W granicach dopuszczalnych przez prawo odpowiedzialność Operatora nie obejmuje utraconych korzyści.

§ 9. Reklamacje

Reklamacje dotyczące usługi można składać na adres e-mail Operatora. Operator odpowiada w ciągu 14 dni od otrzymania reklamacji.

§ 10. Rozwiązanie umowy

1. Użytkownik może w każdej chwili rozwiązać umowę, usuwając konto.
2. Operator może rozwiązać umowę z zachowaniem 14-dniowego okresu wypowiedzenia, a w razie rażącego naruszenia Regulaminu — ze skutkiem natychmiastowym, informując o tym e-mailem.
3. Operator może zakończyć świadczenie usługi, zawiadamiając Użytkowników z co najmniej 30-dniowym wyprzedzeniem; w tym czasie Firmy mogą pobrać swoje dane.

§ 11. Zmiany Regulaminu

1. Operator może zmienić Regulamin, Politykę prywatności albo listę dalszych podmiotów przetwarzających (np. gdy włącza nową usługę zewnętrzną). Każda zmiana daje nowy numer wersji.
2. Po zmianie Użytkownik przy wejściu do aplikacji zobaczy prośbę o akceptację nowej wersji. Do czasu akceptacji może tylko pobrać swoje dane (i dane Firmy, jeśli jest Właścicielem) oraz usunąć konto.
3. Wersja i data akceptacji są zapisywane przy koncie.

§ 12. Postanowienia końcowe

1. W sprawach nieuregulowanych stosuje się prawo polskie. Spory rozstrzyga sąd właściwy dla siedziby Operatora.
2. Regulamin jest dostępny po polsku i po angielsku; w razie rozbieżności wiąże wersja polska.

Załącznik nr 1. Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych

§ 1. Strony i przedmiot

1. Umowa zostaje zawarta między Firmą (administratorem danych) a Operatorem (podmiotem przetwarzającym) z chwilą utworzenia profilu Firmy przez Użytkownika, który zaakceptował Regulamin, i trwa do usunięcia profilu Firmy.
2. Firma powierza Operatorowi przetwarzanie danych osobowych zawartych w Danych Firmy wyłącznie w celu świadczenia usługi opisanej w Regulaminie (art. 28 RODO).

§ 2. Charakter i zakres przetwarzania

1. Przetwarzanie obejmuje: przechowywanie, porządkowanie, wyszukiwanie i wyświetlanie danych, dobór przewoźników na podstawie historii kursów, analizę i tłumaczenie treści zapytań przez API Claude, zapis zapytań w historii, eksport i usuwanie danych.
2. Kategorie osób i danych: (a) przewoźnicy i ich osoby kontaktowe — nazwa (przy jednoosobowej działalności zawiera imię i nazwisko), adres e-mail, telefon, województwo, historia kursów i stawki; (b) klienci Firmy i ich pracownicy — dane zawarte w treści zapytań i w transportach (np. nazwa klienta, miejsca załadunku i rozładunku, uwagi); (c) odbiorcy zapytań — adres e-mail i wynik wysyłki.
3. Firma nie powierza danych szczególnych kategorii (art. 9 RODO) ani danych dotyczących wyroków skazujących (art. 10 RODO).
4. Firma upoważnia Operatora do tworzenia z Danych Firmy zbiorczych, zanonimizowanych statystyk (np. liczby przewozów, średnich stawek i marż na relacjach, typów aut), które nie pozwalają zidentyfikować Firmy, jej klientów, przewoźników ani innych osób. Statystyki nie są danymi osobowymi; Operator może ich używać do rozwoju usługi.

§ 3. Obowiązki Operatora

1. Operator przetwarza dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Firmy. Poleceniem jest Regulamin wraz z tą umową oraz czynności wykonywane w aplikacji przez Użytkowników Firmy. Jeśli prawo nakazuje inne przetwarzanie, Operator informuje o tym Firmę przed jego rozpoczęciem, chyba że prawo tego zabrania.
2. Do danych mają dostęp tylko osoby upoważnione przez Operatora, zobowiązane do zachowania poufności.
3. Operator stosuje środki bezpieczeństwa opisane w § 5.
4. Operator pomaga Firmie odpowiadać na żądania osób, których dane dotyczą. Służą temu narzędzia w aplikacji: wyszukiwanie przewoźników, wgranie nowej listy w miejsce starej, usuwanie transportów, pobranie Danych Firmy i usunięcie Firmy. Żądanie, które trafi do Operatora, Operator przekazuje Firmie bez zbędnej zwłoki.
5. Operator pomaga Firmie wywiązać się z obowiązków z art. 32–36 RODO, w zakresie informacji, którymi dysponuje.
6. Po zakończeniu umowy dane są usuwane: usunięcie Firmy (przez Właściciela albo po upływie 14 dni bez potwierdzenia) od razu kasuje Dane Firmy z bazy; kopii zapasowych bazy Operator obecnie nie wykonuje. Przed usunięciem Właściciel może pobrać Dane Firmy. Niezależnie od tego wysłane zapytania są usuwane po upływie 12 miesięcy.
7. Operator udostępnia Firmie informacje potrzebne do wykazania przestrzegania art. 28 RODO i umożliwia audyty — na koszt Firmy, po uprzedzeniu z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem, nie częściej niż raz w roku, chyba że audyt jest następstwem naruszenia ochrony danych.

§ 4. Dalsze podmioty przetwarzające

1. Firma udziela ogólnej zgody na korzystanie przez Operatora z dalszych podmiotów przetwarzających. Obecnie są to:
   • OVH SAS (OVHcloud), Francja — serwer, na którym działa usługa i jest przechowywana baza danych (centrum danych we Francji).
   • Cloudflare, Inc., USA — pośredniczy w całym ruchu do usługi (szyfrowane połączenie, ochrona przed atakami). Widzi adres IP, przeglądarkę i przesyłane dane.
   • Anthropic, PBC, USA — API Claude: analiza treści zapytania i zrzutów ekranu wklejonych przez Użytkownika (także w wycenie bez konta) oraz tłumaczenie wiadomości do przewoźników na polski.
2. O zamiarze dodania albo zmiany dalszego podmiotu Operator informuje przez nową wersję Regulaminu, którą Użytkownik akceptuje przy wejściu do aplikacji. Firma może się sprzeciwić, nie akceptując zmiany i usuwając profil Firmy (po pobraniu Danych Firmy).
3. Operator nakłada na dalsze podmioty obowiązki ochrony danych odpowiadające tej umowie. Do państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego dane trafiają tylko na podstawie mechanizmów z rozdziału V RODO (decyzja stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony, w tym EU-US Data Privacy Framework, albo standardowe klauzule umowne).
4. Firma, która ustawi własną skrzynkę SMTP, sama wybiera jej dostawcę; nie jest on dalszym podmiotem przetwarzającym Operatora.

§ 5. Środki bezpieczeństwa

• szyfrowane połączenie (HTTPS) między przeglądarką a usługą;
• serwer w centrum danych we Francji; dostęp administracyjny ma tylko Operator;
• aplikacja działa w odizolowanym kontenerze, z systemem plików tylko do odczytu i bez uprawnień administratora;
• hasła Użytkowników przechowywane wyłącznie jako skróty (scrypt); hasła skrzynek SMTP Firm zaszyfrowane (AES-256-GCM);
• ciasteczko logowania niedostępne dla skryptów strony; ochrona przed żądaniami z obcych stron (CSRF); limity prób logowania i rejestracji;
• oddzielenie danych Firm — każde żądanie sprawdza, do której Firmy należy Użytkownik;
• automatyczne usuwanie danych po okresach opisanych w Polityce prywatności;

§ 6. Naruszenia ochrony danych

Operator zawiadamia Firmę o naruszeniu ochrony danych osobowych bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 48 godzin od jego stwierdzenia, i przekazuje posiadane informacje wymienione w art. 33 ust. 3 RODO.

§ 7. Postanowienia końcowe

W sprawach nieuregulowanych w tej umowie stosuje się Regulamin. W sprawach ochrony danych osobowych postanowienia tej umowy mają pierwszeństwo przed Regulaminem.